Waarom procesoptimalisatie nu belangrijker is dan ooit.
Veel bedrijven verspillen onnodig tijd en geld, vaak omdat procesoptimalisatie pas aandacht krijgt als er problemen ontstaan. Het is beter om processen proactief te verbeteren als onderdeel van procesmanagement. Vandaag de dag zijn er diverse modellen die je helpen efficiënter te werken en processen te optimaliseren. Deze blog bespreekt enkele populaire procesoptimalisatie-modellen en hun voordelen voor jouw organisatie.
Wat zijn procesoptimalisatie-modellen?
Procesoptimalisatie-modellen zijn structuren die helpen om processen te verbeteren. Ze identificeren pijnpunten zoals verspilling en dubbel werk en bieden oplossingen om efficiënter te werken. Met een focus op continue verbetering en data als basis, zorgen deze modellen voor betere resultaten tegen lagere kosten. De nadruk ligt op praktisch handelen in plaats van theorie.
Methode 1: Plan-do-act-check
Plan-Do-Check-Act (PDCA) is het basismodel voor procesoptimalisatie en continue verbetering, met een cyclisch karakter waardoor het proces steeds opnieuw begint na evaluatie en bijsturing. Het model bestaat uit vier stappen:
- Plan: Identificeer en plan verbeteringen. Wat is het doel en hoe bereik je dit? Maak een concreet plan.
- Do: Implementeer de geplande verbeteringen.
- Check: Controleer de resultaten. Zijn de verbeteringen succesvol? Volgt iedereen het plan? Dit geeft inzicht in de effectiviteit.
- Act: Voer aanpassingen door op basis van de resultaten. Als alles goed gaat, is weinig actie nodig. Anders stuur je bij.
(Blokdyk, Deming PDCA, A Complete Guide, 2021)
Methode 2: Learn Six Sigma
Lean Six Sigma integreert Lean en Six Sigma om processen te optimaliseren. Lean verwijdert onnodige stappen, terwijl Six Sigma de kwaliteit bewaakt door variaties te beperken. Deze combinatie verbetert en versnelt processen, ondersteund door medewerkers met waardevolle inzichten.
Er zijn drie certificeringsniveaus:
- Green Belt voor projectleiders.
- Black Belt voor LSS-experts binnen de organisatie.
- Yellow Belt voor medewerkers die meer willen leren over Learn Six Sigma.
(Theisens, 2016)
Methode 3: Balanced scorecard
De balanced scorecard is een evaluatietool voor managers om complexe vraagstukken te analyseren. Het gebruikt financiële en niet-financiële indicatoren om kwantitatieve en kwalitatieve doelen te meten. Het model omvat:
- De vertaling van een visie of strategie in concrete doelen.
- Doelen communiceren en koppelen aan prestaties.
- Plannen maken om doelen te behalen.
- Evalueren en verbeteren van de balanced scorecard.
(Norton, 1996)
Methode 4: Design thinking
Design thinking is een model voor procesoptimalisatie dat creativiteit en innovatie bevordert door te focussen op technologie en klantbehoeften. Het proces heeft vijf flexibele stappen:
- Empathize: Begrijp de behoeften van alle betrokkenen (klanten, medewerkers, etc.) en formuleer het probleem op basis hiervan.
- Define: Definieer een duidelijke probleemstelling op basis van de verzamelde informatie.
- Ideate: Genereer zoveel mogelijk ideeën om creativiteit te stimuleren en de beste oplossingen te vinden.
- Prototype: Maak een prototype van de eindoplossing.
- Test: Verfijn en verbeter het prototype op basis van feedback om tot een eindproduct te komen.
(Dekker, 2023)
Methode 5: Datacratisch werken.
Datacratisch werken, volgens Daan van Beek, houdt in dat je met data je prestaties dagelijks verbetert. Door data-analyse verbeter je bedrijfsprocessen en werk je slimmer en sneller. Beslissingen worden gebaseerd op concrete data-inzichten in plaats van intuïtie.
(Beek, 2019)
De kracht van deze procesoptimalisatie-modellen
Procesoptimalisatie is een continu proces in je organisatie. Het is belangrijk om constant te zoeken naar verbeterpunten, eventueel met nieuwe technologie. Welk model je kiest, hangt af van je core business, organisatiestructuur en unieke uitdagingen. Procesoptimalisatie biedt aanzienlijke voordelen, zowel zakelijk als financieel.